Controle Financeiro e Contábil

8. Escrituração Contábil

A escrituração contábil é obrigatória para todas as Organizações, sejam elas de fins lucrativos ou não, conforme determinam as Normas Brasileiras de Contabilidade. Dessa mesma forma, o art. 14 do Código Tributário Nacional exige a manutenção da escrituração das receitas e despesas em livros revestidos de formalidades capazes de assegurar sua exatidão (contabilidade organizada), como um dos requisitos para a isenção do pagamento do Imposto de Renda das pessoas jurídicas de fins educacionais e assistência social.

Assim, a escrituração contábil da Organização terá de ser feita por Contador devidamente habilitado junto ao Conselho Regional de Contabilidade, pois, trata-se de uma atividade profissional que exige conhecimentos técnicos específicos, principalmente no que se refere ao atendimento das formalidades exigidas na legislação; apesar de atualmente, em razão da evolução da informática, existirem vários programas aplicativos(softwares) de contabilidade à venda, de fácil utilização até mesmo pessoas leigas ao trabalho técnico contábil.

8.1 Conceitos contábeis essenciais

Apresentamos alguns conceitos que julgamos essenciais para os administradores, ao se familiarizarem, poderem utilizar os livros contábeis como instrumentos de apoio a gestão econômica e financeira de sua instituição.

Livros Contábeis - são os documentos utilizados pelo Contador para demonstrar os fatos contábeis devidamente escriturados; são eles:

>	Diário: registra todos os fatos de entradas e saídas patrimoniais, tanto econômicas, como financeiras, em ordem cronológica, não podendo ser rasurado ou borrado. Ex. recebimento de uma doação;
>	Razão: registra a situação contábil do fato ocorrido, dando ênfase nos termos contábeis referentes à ocorrência, a data e ao valor;
>	Caixa: registra as entradas e saídas de dinheiro do Caixa. Hoje em dia, em razão das facilidades da utilização de contas correntes bancárias, o dinheiro que fica na Organização é apenas a quantia denominada de Fundo Fixo, conforme já explicamos em ponto específico.

Relatórios Contábeis - são documentos gerados pela contabilidade que resumem as situações de fato: recebimentos, pagamentos, contribuições, doações, etc. de modo a facilitar a visualização da posição patrimonial da Organização, a nível econômico e financeiro.

>	Balancete: é o resumo dos fatos econômicos e financeiros já registrados analiticamente nos livros anteriores; se houver compreensão do administrador com os termos utilizados neste livro contábil, será bastante útil não apenas para elaboração dos relatórios financeiros, mas como auxiliar nas suas atividades de gerenciamento, pois nele constam a posição patrimonial da instituição, que inclui o dinheiro disponível, os bens e direitos e as dívidas, bem como a posição atualizada das receitas recebidas e das despesas efetuadas; sua elaboração é mensal;
>	Balanço Patrimonial: é um relatório feito ao final do ano, que demonstra a posição em 31/12/xx dos recursos financeiros e econômicos da Organização: dinheiro em caixa, em conta corrente, em aplicação financeira, do dinheiro a receber por empréstimos ou adiantamentos não prestado conta e dos bens móveis e imóveis da Organização. Apresenta também, as dívidas a pagar: encargos sociais e impostos a recolher, os empréstimos a pagar, e, ainda o patrimônio social que representa o fundo social líquido pertencente a Organização;
>	Demonstração do Resultado Social do Exercício - representa a posição sintetizada de todas as receitas e despesas ocorridas durante o ano, demostrando ao final deste relatório a diferença entre o total das receitas e o total das despesas, que implica em acréscimo ou decréscimo do patrimônio social, caso haja superávit ou déficit respectivamente.

Termos Contábeis - são as palavras técnicas utilizadas na linguagem dos Contadores no exercício da informação contábil.

Plano de Contas - é uma relação de termos contábeis, tecnicamente ordenados, por ordem de códigos numéricos, que auxiliam o trabalho do Contador no processamento dos fatos contábeis.

> O plano de contas deve ser elaborado especificamente para cada Organização, e, portanto deverá conter os termos mais aproximados das situações que de fato ocorrem na Organização; por isso recomenda-se que, na elaboração do plano de contas, sejam analisados os orçamentos dos projetos aprovados e em execução na Organização, pois os termos das rubricas orçamentárias são mais conhecidos pelos gestores das OSCs.

> Outra recomendação é que o plano de contas, na parte de receitas e despesas, seja elaborado por agência de cooperação, isto é, deve existir um grupo de receitas e um grupo de despesas para a NORAD, por exemplo, e outro grupo para a OXFAM. Isto facilita o trabalho de elaboração do relatório financeiro ou até mesmo a confirmação dos dados do relatório.

Ativo - corresponde a uma forma genérica de abordar o conjunto de bens e direitos da Organização;

Passivo - corresponde ao conjunto das dívidas para com terceiros;

Patrimônio Social - corresponde o valor líquido referente a diferença entre o Ativo e o Passivo. É o valor que efetivamente pertence a Organização, que ela poderá fazer uso para doação em caso de sua dissolução ou extinção;

Conta - são os termos técnicos utilizados para registrar os fatos contábeis, que inicialmente são relacionados no plano de contas e utilizados como sub-itens do Ativo - Ex. Banco Conta Movimento; Aplicações Financeiras; Equipamentos de Informática, etc.; e do Passivo - Ex. Salários a Pagar; Contas a Pagar, Impostos a Pagar, etc.;

Débito - é o termo utilizado para registrar o movimento de aumento ou de diminuição de valores nas contas: se são contas do Ativo - aumenta, representa uma entrada de recursos; se são contas do Passivo - diminui, representa uma baixa de dívidas;

Crédito - é o termo utilizado para o movimento de aumento ou de diminuição de valores nas contas: se são contas do Ativo - diminui, representa uma saída de recursos para pagamentos, para ser emprestado, etc.; se são contas do Passivo - aumenta, pois representa acréscimo nas dívidas da Organização por empréstimos tomados, por impostos a recolher, etc.

O processo de registro contábil tem seu fundamento de trabalho em uma estrutura de duas colunas para registrar o patrimônio da Organização: a do lado esquerdo é a do Ativo, e a do lado direito a do Passivo e do Patrimônio Social. Por outro lado, essas colunas são divididas da seguinte forma: a do Ativo em duas partes - a parte superior para os recursos que entram e saem da Organização com mais rapidez - Ex. o dinheiro no banco, os adiantamentos para viagens, Vejamos a seguir:

Contas Patrimoniais
Ativo	Passivo
> Dinheiro em caixa > Dinheiro em Banco > Dinheiro a Receber Aqui o DEBITO é uma entrada de recursos. Ex. o recebimento de uma doação aumenta o dinheiro no banco. Popularmente se diz que entrou dinheiro, mas na linguagem contábil se diz que houve um débito na conta Banco - Conta Movimento. Já o CREDITO representa o registro de uma saída de recursos. Ex. saque de um cheque para pagamento de pessoal. Os recursos aqui registrados se chamam de Capital de Giro.	> Contas a pagar; > Salários a pagar; > Impostos a recolher; > Empréstimos a pagar Aqui o CREDITO é o meio de registrar os aumentos nessas contas. Ex. se for tomado um empréstimo aumentará a conta de Empréstimos a Pagar; mas contabilidade registrará o fato fazendo um CREDITO na conta. O contrário ocorrerá se for pago o empréstimo, será feito um DEBITO para registrar a baixa do valor.
> Bens móveis: máquinas, móveis e utensílios e equipamentos; > Bens imóveis: Prédios, ter - renos, etc. Aqui se houver uma nova compra de bens, a contabilidade registrará com um DEBITO, pois aumentará o valor dessa conta; o contrário ocorrerá se um bem for vendido, a contabilidade registrará o fato com CREDITO na conta, diminuindo o total desses bens da Organização.	> Patrimônio Social > Fundo Social Diferença entre o Ativo e o Passivo. Aqui são registrados os deficits ou superavits entre as receitas e despesas. O CREDITO aumenta o valor da conta: é o superavit; O DEBITO diminui o valor da conta, é o deficit.

Contas do Resultado Social
Despesas	Receitas
> Despesas de Salários; > Despesas de Comunicação; > Despesas de Manutenção; > Despesas Administrativas Aqui, o DEBITO aumenta o valor das contas de despesas. Ex. Se houver um saque de dinheiro do banco para pagamento de salários, a conta bancária diminuirá com um CRÉDITO e, por outro lado aumentará a conta de Despesas de Salários com DEBITO, pois essa conta está no lado esquerdo.	> Receitas de Doações; > Receita de Serviços > Rendimentos Financeiros Aqui, o CREDITO aumenta o valor da conta. Ex. Se houver um depósito na conta bancária de uma doação: aumentará a conta corrente com um DEBITO, como vimos na página anterior, e também será registrado um aumento paralelamente na conta de Receitas de Doações através de um CREDITO, pois a conta de Receitas está na coluna do lado direito.

Quando há o encerramento do ano, a contabilidade compara os totais das receitas e das despesas para informar se o patrimônio social da Organização será aumentado ou diminuído, conforme explicamos acima.

Os relatórios contábeis elaborados por computador apresentam cada coluna do Ativo, do Passivo, da Despesa e da Receita páginas independentes, todavia não altera em nada a técnica aqui explicada, trata-se de procedimentos de apresentação dos relatórios por economia de recursos materiais ou outra razão qualquer.

8.2 Algumas Orientações para Leitura dos Relatórios Contábeis

Objetivando auxiliar os gestores de OSCs a utilizarem mais os relatórios contábeis, apresentamos as seguintes orientações elementares:

se quiser saber a posição financeira dos projetos, tome o balancete contábil e:

>	examine no lado do Ativo, saldos das contas correntes bancárias e de aplicações financeiras, bem como os valores dos empréstimos a receber; para ter segurança solicite sempre ao Contador a conciliação das contas bancárias mensalmente;
>	verifique no item que registra as despesas, o grupo de despesas que você orientou o Contador para separar no plano de contas por projeto, de acordo com o orçamento;
>	verifique também o grupo de receitas do projeto, no item dedicado as contas de receitas;
>	Em seguida faça as comparações com os seus controles administrativos paralelos para avaliar a certeza das informações que você dispõe.

Se você deseja saber o montante de recursos a receber entre projetos, ou mesmo pela sua Organização que foram emprestados a outras congêneres: basta localizar os itens de valores a receber que ficam no Ativo, logo após as contas de valores depositados no banco;

Se deseja saber quanto a Organização está devendo a terceiros, por empréstimos, por encargos sociais ou impostos não pagos, é só observar o grupo do Passivo, que você localizará as contas que estão pendentes de pagamentos, até dos empréstimos entre projetos, que devem ser identificados por cada agência de cooperação, como mencionados em ponto específico.

Em caso de extinção da Organização, o patrimônio social representa o valor líquido dos bens disponíveis para a instituição, isto é, o Ativo após deduzidas as dividas (Passivo).

Outras orientações podem ser dadas, mas a compreensão dos relatórios necessitará de prática no manuseio desses documentos, o que será fundamental para maior eficiência na administração das organizações.

8.3 Recomendações para Contratação de Serviços Contábeis de Terceiros

>	Solicitar o registro de inscrição no Conselho Regional de Contabilidade do profissional que está contratando;
>	Firmar contrato de prestação de serviços (Veja orientação na Seção 1 - Como Contratar Serviços - Autônomo);
>	Reconhecer as firmas das assinaturas do contrato;
>	Deixar estabelecido no contrato os prazos de entrega e devolução dos documentos contábeis que serão escriturados;
>	Não permitir atrasos de mais de 30 (trinta) na escrituração e entrega dos balancetes mensais;
>	Verificar com o Contador a encadernação dos Livros Diário, Razão e dos Balancetes Mensais;
>	Assinar, juntamente com o Contador os Livros Diário e Razão nos Termos de Abertura e de Encerramento, bem como no Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado Social que será colocado no final do Livro Diário.