3. Reuniões e Atas

A convocação das pessoas para a reunião poderá ser feita através de cartas, editais, ou por telefone.

O mais recomendado é que o convite seja por escrito, se houver tempo para isso, a fim de evitar surpresas de última hora. Esse convite deve ser simples e objetivo, devendo conter os assuntos a serem tratados, a hora, a data e o local a ser realizada a reunião.

 Antes da reunião certificar se que:
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a sala de reunião estará disponível para o evento;
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o local comporta o número de participantes;
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o ambiente oferece boas condições de higiene; e,
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há cadeiras em número suficiente.


Se houver material a ser distribuído com os participantes da reunião, como: relatórios, anotações, pastas de arquivos, gráficos, etc., deixar o mesmo sobre a mesa de reunião, no lugar de cada um. Deve-se colocar, ainda, à frente de cada lugar, um bloco de papel para as anotações, lápis e canetas.

Importante !

Deverá ser registrado com fidelidade em livro próprio o resumo de todos os fatos ou ocorrências e resoluções tomados durante uma reunião, denominado de Ata de reunião. ( ver modelo - Anexo II )

 

 Alguns pontos importantes sobre a redação de Atas:
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deve ser lavrada de forma que nada lhe seja acrescido, nem modificado;
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o livro deve ter termo de abertura e de encerramento assinados por pessoas autorizadas;
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não se deixam espaços em branco, nem se adotam parágrafos, para evitar possíveis complementações no texto original;
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a ata de uma reunião será lida, aprovada e assinada na reunião seguinte;
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fazer constar, quando necessário, na ata do dia, as retificações feitas à anterior; e,
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para os erros constatados durante a redação e dependendo do tipo de ata, usa-se o termo "digo". Se notados os erros após a redação.

 
 A Ata deve conter:
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título;
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a natureza da reunião;
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hora, dia, mês, ano e local de sua realização;
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nome de quem presidiu;
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nomes dos presentes e ausentes, declarando suas justificações;
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apresentação dos assuntos;
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síntese clara e objetiva dos conteúdos tratados;
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resultado das anotações;
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declaração de voto, se solicitada;

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final com frases tipo: "Nada mais havendo a ser tratado, o Presidente encerrou a sessão, e eu, Fulano de tal, secretário, lavrei a presente Ata que, se for aprovada, será assinada por mim e pelos demais presentes";
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assinatura do Secretário e, logo após, a do Presidente.