6. Arquivo

O arquivo é a fonte constante de consulta para decisões da organização, ele conserva a documentação devidamente classificada e ordenada de forma a possibilitar a obtenção rápida de informações precisas sobre os diversos assuntos de interesse da organização.

Para que o arquivo se revele funcional, primeiramente, a organização deverá adotar o método de arquivamento que atenda às suas necessidades, e mantê-lo sempre atualizado.

 Existem diversos métodos de arquivamento dentre eles, destacamos:
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O método Numérico - Consiste em codificar os documentos, atribuindo um número a cada cliente, empresa ou assunto. A base do arquivamento neste método são os números.
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O método Cronológico - o arquivamento por este método é feito levando-se em consideração a data do documento. Essa data pode ser a de emissão do documento e a do vencimento das prestações, a da entrega, etc.
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O método Gráfico - A base do arquivamento é a divisão geográfica, isto é, prevalece o local da procedência do documento. São classificadas por regiões geográficas, países, estados, cidades, bairros, etc.
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O método por Assuntos - Nesse processo, o documento é arquivado de acordo com o assunto que o caracteriza. Faz-se, inicialmente, a divisão dos principais assuntos a serem arquivados e, em seguida, subdivide-se cada assunto em principal e específico. Essa classificação pode ser dada a partir do tipo de atividade desenvolvida pela Organização.

Para arquivar, por qualquer um desses métodos citados, pode ser usada a classificação alfabética, que consiste na disposição rigorosa dos documentos, seguindo a ordem alfabética.

Arquivo Morto

É o arquivo de documentos já liquidados, normalmente, durante um período de no mínimo 5 anos, caso haja necessidade de verificação e comprovação de dados e documentos de anos anteriores.

Essa transferência do arquivo vivo para o morto é muito importante, proporcionando maior espaço ao arquivo.

 Recomendações úteis ao arquivar:
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Grampear, pelo canto superior esquerdo, os documentos que deverão permanecer juntos, jamais utilizando clipes ou outros recursos inadequados.
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Dobrar todo material volumoso, conservando seu título voltado para o lado externo, para que haja maior visibilidade por ocasião das consultas aos documentos.
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Recompor os documentos danificados, com papel manteiga e cola transparente, em pequena quantidade, antes de arquivá-los.
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Proceder à devida anotação no documento, quando retirado de seu lugar, objetivando a reposição no local de origem, sem que haja necessidade de relê-lo.
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Centralizar os documentos antes de perfurá-los.